‘Zet het anders even op de mail,’ zeggen we geregeld tegen iemand die belt. Vijftien jaar geleden vonden we het nog vanzelfsprekend om een vraag of afspraak telefonisch af te handelen; nu willen we die liever op onze laptop of mobiele telefoon kunnen nalezen.
Training Van angst naar lef
- Leer hoe angst in je lichaam en brein werkt
- Maak een persoonlijk stappenplan voor het overwinnen van angsten
- Met technieken om paniekgevoelens weg te nemen
45,-
We bellen steeds minder. Een kwart van alle smartphonebezitters voert niet meer dan één telefoongesprek per week, maar gebruikt diezelfde telefoon wél elke dag anderhalf uur voor andere dingen, ontdekte het Britse onderzoeksbureau Ipsos Mori.
Eén op de vier Japanse smartphonebezitters belt helemaal niet meer, zegt telefoonbedrijf Ericsson. En tijdens een tech-conferentie in New York vertelden tieners alleen nog te bellen in geval van nood. De Nederlandse hogescholen Windesheim en Fontys bieden hun leerlingen sinds kort zakelijke ‘bel-les’ aan, omdat ze anders te weinig oefening krijgen.
Liever niet storen
Waarom gebruiken we onze telefoon steeds terughoudender? In het Duits is er een woord voor: Zeitautonomie. Dat staat voor het verschijnsel dat we zelf willen kunnen beslissen over het moment waarop we iets doen.
Zoals met iemand praten. We sms’en, e-mailen, whatsappen en keuvelen via Facebook Messenger, maar voor al die manieren van communiceren geldt: je kunt ook beslissen om even niet te reageren.
Door een telefoontje voelen we ons meer ‘overvallen’, want die keuze is er niet. Maar tekstberichten verkiezen boven bellen is niet altijd verstandig, blijkt wel uit wetenschappelijk onderzoek.
Drie excuses om niet te hoeven bellen (en waarom je het beter tóch kunt doen)
1. ‘Mailen is sneller en efficiënter’
Dat is een misverstand. De gemiddelde werknemer besteedt tegenwoordig bijna een derde van zijn dag aan mailen, onderzocht adviesbureau McKinsey.
Door die eindeloze stroom berichten ervaren we een grote druk om snel te reageren: onze inbox mag niet zo vol lopen dat we de achterstand niet meer weggewerkt krijgen.
En terwijl we onze mail beantwoorden, liggen er allerlei andere werkzaamheden op ons te wachten. Die druk maakt ons onzorgvuldig en onduidelijk in onze formulering – met als gevolg dat er vaak vragen terugkomen en er soms wel zes berichten overheen gaan voordat alles duidelijk is voor de ontvanger.
Dat is behoorlijk irritant, weet de Australiër James Phillips. Hij is klinisch psycholoog en doet veel onderzoek naar hoe mensen technologie gebruiken. Mailen kost zo alleen maar extra tijd en energie.
Dat eindeloos heen en weer mailen kun je vermijden door elkaar te bellen. Stem van tevoren met elkaar af wanneer het uitkomt, vooral als jullie een ingewikkeld onderwerp moeten bespreken. Door elkaar vragen te stellen kunnen jullie eventuele onduidelijkheden in één gesprek oplossen.
2. ‘In geschreven tekst kan ik me beter uitdrukken’
Ook dat valt tegen. Als je whatsappt, sms’t of mailt kun je je woorden inderdaad zorgvuldig kiezen. Maar dat betekent niet altijd dat de ander je ook goed begrijpt. Het steekt allemaal nogal nauw.
Zo komen mensen die hun sms-berichten afsluiten met een punt minder oprecht over, concludeerden Amerikaanse onderzoekers uit een onderzoek naar de interpretatie van sms’jes.
Bovendien ontbreekt bij tekstberichten de stem en intonatie. Praat iemand zenuwachtig, boos of enthousiast? Maakt hij een grapje? Zonder stem ontgaan je een aantal signalen die belangrijk zijn voor de interpretatie van een boodschap.
Uit geschreven tekst kunnen we dus makkelijk verkeerde conclusies trekken. We hebben zelfs de neiging om neutrale berichten negatief op te vatten, bleek recent uit Canadees onderzoek.
Zo kwam een sms-bericht van een collega met daarin de mededeling dat hij afgelopen nacht had doorgewerkt om een presentatie af te maken, het overgrote deel van de proefpersonen onheilspellend over, terwijl het bericht neutraal was geformuleerd.
Bij een telefoontje was meteen duidelijk geweest hoe de collega zijn mededeling bedoelde.
3. ‘Ik ben gewoon slecht in bellen’
Sommige mensen voelen zich ongemakkelijk bij telefoneren. Ze vragen zich af of ze wel een samenhangend verhaal kunnen houden, hoe ze hun boodschap goed kunnen overbrengen…
Dat is niet zo vreemd: praten met iemand zonder dat je zijn gezichtsuitdrukkingen en ondersteunende gebaren kunt zien, kan wat onnatuurlijk aanvoelen en onzeker maken. Ook moet je aan de telefoon snel reageren, terwijl je over een reactie per mail bijvoorbeeld lang kunt nadenken.
Nu we steeds vaker via andere middelen communiceren, oefenen we minder. ‘Er ontstaat een soort drempelvrees,’ zegt therapeut Herm Kisjes van GGZ Momentum, die ook mensen met telefoonangst helpt.
‘Als je niet geregeld belt, blijft de tegenzin om de telefoon op te pakken hetzelfde of wordt zelfs groter.’ Blijven bellen, is dus zijn boodschap. En niet negeren als je telefoon overgaat. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker telefoneren je zal afgaan.
Tot slot nog dit: uit Amerikaans onderzoek blijkt dat we via de telefoon makkelijker een band opbouwen met een onbekende dan via mail. Dat komt wellicht doordat we geneigd zijn ons tijdens een telefoongesprek aardiger te gedragen dan in geschreven tekst.
Als we bijvoorbeeld collega’s bellen over de coördinatie van een project gebruiken we vaak positievere woorden dan wanneer we een mail sturen, blijkt uit een ander Amerikaans onderzoek.
Telefoneren is dus prettiger. En het kan ook nog eens de werkprestaties verbeteren. Want mensen die elkaar mogen, blijken meer moeite te doen voor elkaar.
Zo wordt bellen makkelijker
- Vraag op welk moment het uitkomt, zodat de ander tijd en aandacht voor je heeft.
- Ga in een lege vergaderzaal of op een andere rustige plek zitten. Als er geen anderen meeluisteren, voel je je zelfverzekerder en komt dat de kwaliteit van het gesprek waarschijnlijk ten goede.
- Schrijf van tevoren op welk onderwerp je wilt bespreken. Bedenk daarnaast ook een paar vragen om het ijs mee te breken of stiltes op te vullen.
- Zet jezelf voor het blok. Doe wat je met jezelf hebt afgesproken.
Telefoonangst
Is je angst om te bellen extreem groot? Stel je – ook onvermijdelijke – telefoontjes eindeloos uit? Dan zou je een sociale angst kunnen hebben.
Hoogleraar ontwikkelingspsychologie en angstexpert Michiel Westenberg weet dat het advies ‘vaker oefenen’ bij telefoonangst niet werkt. Hij raadt mensen met telefoonangst aan om hulp te zoeken.
Telefoonangst is niet ‘stom’ en behandeling is mogelijk. Je leert dan bijvoorbeeld hoe je je zenuwen onder controle krijgt en goed luistert, zodat telefoongesprekken uiteindelijk vlotjes verlopen.
