De 7 wetten van het onderhandelen

We onderhandelen regelmatig over arbeidsvoorwaarden, budget en taakverdeling, maar ook over alledaagse kwesties als het restaurant waar we lunchen of het tijdstip van de vergadering.

In haar boek Persoonlijk onderhandelen vergelijkt Frances Ruijter, directeur van een praktijk voor training, coaching en mediation, het onderhandelingsproces met een avontuurlijke reis. Voor vertrek verzamel je informatie over de bestemming: hoe zijn de weersomstandigheden, welke taal spreekt de bevolking? Ook bedenk je wat je meeneemt op reis. Allereerst neem je natuurlijk altijd jezelf mee – met je wensen, grenzen en eigen manier van problemen oplossen.

Streef naar het optimale, niet naar het maximale

Mensen hebben hun eigen stijl van onderhandelen en die kan succesvol zijn, maar kan ook helemaal verkeerd uitwerken. Het is belangrijk dat je jezelf goed kent en weet wat je valkuilen zijn aan de onderhandelingstafel.

Tijdens de onderhandelingen krijgt je te maken met wetmatigheden die van invloed zijn op de voortgang. Wanneer en hoe ze op je pad komen, is onzeker. Maar wie weet dat ze komen, zal beter voorbereid een onderhandeling ingaan.

Iedereen wil graag weten waar hij aan toe is. Toch is het belangrijk om jezelf de tijd te gunnen in de onderhandelingen. Oplossingen hoeven niet meteen definitief te zijn. Op een ander moment kun je nieuwe, betere afspraken maken. Je behaalt dus nooit het absoluut maximale resultaat, maar het op dat moment optimale resultaat.

Omgaan met het uiteindelijke resultaat

Accepteer dat elk resultaat op dat moment het best mogelijke is – mits er maximaal aan is gewerkt. Zo houd je bovendien de toekomst open.

Onderhandelen is een onvoorspelbaar proces. Als er veel op het spel staat, zijn we geneigd naar zekerheden te zoeken. Je denkt: als ik hoog inzet en in de loop van de onderhandelingen een kleine concessie doe, krijg ik het budget voor mijn project er zeker door.

Maar helaas: er zijn geen protocollen, geen draaiboeken en recepten voor onderhandelen met gegarandeerd succes. Of je je budget erdoor krijgt, hangt af van de persoon met wie je onderhandelt, van je eigen persoonlijkheid en van de omstandigheden. Wel kun je leren omgaan met onzekerheid. Dit betekent niet dat je je angsten moet ontkennen, maar dat je ze onder ogen ziet en leert hanteren.

Omgaan met onzekerheid

Als je er rekening mee houdt dat de andere partij nee kan zeggen, hoef je je daar niet tegen te wapenen. Vraag in plaats daarvan wat wél bespreekbaar is: wat zou er moeten gebeuren om het extra budget wel te krijgen? Blijf niet stilstaan bij de bezwaren van de ander, maar leid het gesprek naar de voorwaarden waaraan een oplossing zou moeten voldoen.

Sta na een onderhandeling stil bij de momenten van onzekerheid die je tegenkwam. Wanneer deden ze zich voor en wat maakte je precies onzeker? Tegen welke grens liep je op?

Conflicten horen erbij

Stel: bij het verdelen van de taken in een commissie heeft je een grote voorkeur voor een bepaalde functie. Je collega, met wie jehet goed kunt vinden, blijkt op dezelfde functie te azen. Samen moeten jullie eruit zien te komen, maar jullie staan lijnrecht tegenover elkaar.

Om onenigheid te voorkomen, besluit je je collega de functie te gunnen. Dat is jammer! Accepteer liever dat je het in een onderhandeling in de regel niet met elkaar eens bent. Niet iedereen vindt het makkelijk om een conflict echt aan te gaan, omdat het spanning geeft. Maar als je het gevecht uit de weg gaat, wint je niets.

Tips voor het omgaan met conflicten

• Besef dat een conflict hoort bij onderhandelen. Of je dat nu leuk vindt of niet.
• Probeer zoveel mogelijk onderhandelingsruimte te scheppen. Tast de grenzen af en neem niet te snel genoegen met het resultaat. Stel vragen, stel eisen, spreek met elkaar af op verschillende locaties en probeer verschillende omgangsvormen uit.
• Let er wel op dat het conflict geen eigen leven gaat leiden en niet ontaardt in een persoonlijke strijd die niet meer om zakelijke belangen draait.

Onderhandelen is spannend

Stel: je krijgt een baan waarvan je al jaren droomt, maar bij de salarisonderhandelingen blijkt dat je er behoorlijk op achteruit gaat. Na een paar gesprekken loopt de spanning hoog op en je besluit je looneis te matigen om weer rustig te slapen.

Als je bang bent voor mislukking, ontstaat een vervelende spanning. In onderhandelingen leidt dit vaak tot geforceerde reacties: terugtrekken, zo hard mogelijk vechten of afleidingsmanoeuvres verzinnen. Het is de kunst om spanningen positief en creatief in te zetten. Als je bij jezelf spanning signaleert, kun je dit bijvoorbeeld ter sprake brengen. De ander weet dan wat bij je gevaarlijk terrein is en kan conflicten voorkomen.

Tip: als je merkt dat je onder druk komt te staan, geef jezelf dan een moment van rust. Loop weg, ga even iets anders doen en kom daarna weer terug. Of zet de spanning om in humor.

Breng emoties ter sprake

Het gaat slecht met je bedrijf en de functie van je ondergeschikte wordt geschrapt. Je moet met hem onderhandelen over een nieuw, minder interessant takenpakket. Professioneel als je bent, probeer je zo koel en zakelijk mogelijk de belangen van het bedrijf voorop te stellen. Al snel loopt de werknemer stampvoetend weg. Wat nu?

Onderhandelen gaat over zaken die je niet wilt veranderen of juist wel en daar komen emoties bij kijken. Dwangmatig de vrede bewaren door emoties te ontkennen, werkt niet. Het is beter emoties onder ogen te zien. Als je je gevoelens ter sprake brengt, zodat helder is waar je voor staat, kun je de ander bereiken, waardoor de onderlinge band verbetert. Het komt bovendien prettig over als je je emoties toont.

Onderhandelen met emoties

• Als je merkt dat heftige emoties opspelen, gaan de onderhandelingen om een belangrijk onderwerp. Ga daar niet aan voorbij, neem de tijd.
• Tijdens het onderhandelen is het belangrijk om je eigen emoties en die van de ander te registreren. Voorkom dat het gesprek onbedoeld een explosieve lading krijgt.
• Zet emoties constructief in. Zorg dat je tijdens het gesprek niet alleen met de inhoud van de onderhandelingen bezig bent, maar ook met elkaar.

Vroeg of laat komt er een moment waarop alles vastzit. Dat moment ziet je echter meestal niet aankomen. Een impasse is vaak een teken van een vertrouwenscrisis, van gebrek aan vertrouwen in jezelf, de ander of in een goede afloop. Impasses herken je aan uitspraken die steeds worden herhaald, oplopende emoties en spanning, steeds harder praten, een diep stilzwijgen en een roerloze lichaamshouding.

Zo ga je om met een impasse

• Benoem de impasse. Als beide partijen erkennen dat de onderhandelingen vastzitten, kan weer ruimte ontstaan. Ga niet zoeken naar de ‘schuldige’ van de impasse.
• Vraag bedenktijd om te onderzoeken of je nog wel samen verder wilt. In deze fase kun je kiezen voor een breuk.
• Als je verder wilt gaan, doe je er goed aan het gebrek aan vertrouwen aan de orde te stellen. In plaats van vertrouwen te vragen, moet je de moed vinden het wantrouwen bespreekbaar te maken, om zo vertrouwen te kunnen géven.
• Pas als je vertrouwen kunt geven aan degene die dat van jou heeft beschaamd, kun je doorgaan. Kijk weer naar de mogelijkheden in plaats van de onmogelijkheden.

Verleidingen liggen op de loer

In elke onderhandeling sta je bloot aan verleidingen die je anders laten reageren dan je van plan was. Bekende verleidingen zijn:

• Er wordt een beroep op je gedaan. Je baas zegt bijvoorbeeld dat het bedrijf diep in de rode cijfers zit en er op dat moment echt geen loonsverhoging af kan. Meteen matig je je looneis.
• Je laat je imponeren door macht en autoriteit, waardoor je je baas niet tegen durft te spreken.
• Je gaat op in een verbaal gevecht en neemt woorden te letterlijk. Als je baas zegt dat loonsverhoging onbespreekbaar is, vraag je: ‘Waarom is dat onbespreekbaar?’, waarna het uitloopt op een ‘welles-nietes’ strijd. Luister tussen de regels door naar de ruimte die nog in de onderhandeling zit. Vraag wat er zou moeten gebeuren om het onderwerp wél bespreekbaar te maken.
• Het charisma van de tegenstander verblindt je, en daar voel je je nog prettig bij ook.
• Je wilt de vrede bewaren en aardig gevonden worden.
• Je laat zich overbluffen door de tegenstander. Als de ander op de proppen komt met feiten die je nog niet kent, ga je daar niet tegen in.
• Je laat zich opjutten door de suggestie van tijdsdruk.

Je kunt omgaan met deze verleidingen door je doel goed in het oog te houden en je bewust te zijn van de verleidingen waarvoor je gevoelig bent. Registreer verleidingen tijdens het onderhandelen en reageer er niet op. Het kan een overwinning op jezelf zijn als je merkt dat de verleidingen je niet van je stuk hebben gebracht.

Dit artikel is gebaseerd op het boek Persoonlijk onderhandelen. Onderhandelen als avontuur, door Frances Ruijter, Pearson Education Benelux BV, ISBN 90 430 0804 4. De auteur geeft ook trainingen in persoonlijk onderhandelen. Meer informatie op www.stantepede.com