1. Stop twee dagen voordat je vakantie begint met het versturen van e-mailberichten met taakverzoeken die ook kunnen wachten tot na de zomervakantie, onder het motto: minder mail ontvangen bereik je door minder mail te versturen.
  2. Schakel ook twee dagen van tevoren je ‘out of office’-reply in met de mededeling dat je geen taakverzoeken meer afhandelt die ook tot na de zomervakantie kunnen wachten. Nodig je collega’s wel uit om telefonisch contact met je op te nemen of bij je langs te lopen als het niet kan wachten.
  3. Wees duidelijk in je laatste e-mailberichten dat je pas … weer begint met het lezen van je e-mail.
  4. Dat moment hoeft dus niet per se je eerste werkdag te zijn.
  5. Reserveer een middag voor je vakantie om je mailbox op te schonen.
  6. Maak goede afspraken met je collega’s over het op orde houden van je mailbox tijdens vakantie.
  7. Stel je ‘out of office’-reply goed in: geef aan dat je bijvoorbeeld alleen de mail die je ontvangen hebt in de laatste week van je vakantie leest en beantwoordt en dat je e-mails die je voor een bepaalde datum ontvangen hebt dus niet behandelt. Laat mensen weten tot wie ze zich kunnen richten met een vraag. En vraag de afzenders om belangrijke bericht opnieuw te sturen na je vakantie.
  8. Als dat niet kan, stuur dan alle e-mailberichten automatisch door naar degene die jou vervangt met behulp van Wizard-regel.
  9. Maak op de eerste dag geen afspraken en houd je agenda vrij om het overzicht op je werklast en de inhoud van je inbox te herstellen.
  10. Stel je Wizard-regel zo in dat deze alle cc-berichten in een cc-map archiveert en dat Outlook automatisch antwoordt dat je cc-berichten ongelezen in de cc-map opslaat en deze op een passend moment leest (of niet).
Bron: www.denisehulst.nl/